КЭДО в образовательной организации: проблемы внедрения и тенденции развития

В условиях внедрения цифровизации в работу кадровых служб возникают проблемные вопросы, которые требуют изучения и дальнейшего решения. Изначально предполагалось, что цифровизация привнесет в деятельность и рост производительности труда, и упрощение многих задач, но на первых этапах, несмотря на большое количество типовых вопросов в кадровом делопроизводстве, которые должны были бы упроститься, не просто возникают проблемы, но, зачастую, они остаются нерешенными. Кроме того, фактически увеличивается трудоемкость выполняемых заданий. Статья посвящена рассмотрению вопросов, связанных с внедрением кадрового электронного документооборота в образовательной организации. Объектом является кадровое делопроизводство организации. Авторами предложены показатели, характеризующие эффективность процесса внедрения ЭДО в практическую деятельность службы по кадровой работе. Пошагово представлен процесс разработки регламента на примере документа «Заявление на отпуск». Рассмотрена характеристика возможностей и недостатков программы 1С при автоматизации процессов. Представлены затраты, связанные с созданием для сотрудников усиленной ЭЦП. Приведена сравнительная характеристика программ (1С, СЭД и SAP) по критериям: административные возможности, время на внедрение, финансовые затраты и затраты на обучение сотрудников.

1. Ulatowska R., Wainio E., Pierzchała M. Digital transformation in HRM of the modern business service sector in Finland and Poland // Journal of Organizational Change Management. 2023. Vol. 36, No. 7. Pр. 1180–1192. doi:10.1108/jocm-11-2022-0339.

2. Лебедева Т.Е., Егоров Е.Е. HR: тенденции развития в цифровой экономике // Московский экономический журнал. 2018. № 5-3. С. 42. doi:10.24411/2413-046X-2018-15122.

3. Сабиров В.Д., Попова И.Н. Особенности кадрового делопроизводства в условиях цифровизации системы управления человеческими ресурсами // International Journal of Professional Science. 2023. № 2. С. 31–36. doi:10.54092/25421085_2023_2_31.

4. Rowan N.J. The role of digital technologies in supporting and improving fishery and aquaculture across the supply chain – Quo Vadis? // Aquaculture and Fisheries. 2023. Vol. 8, No. 4. Pр. 365–374. doi:10.1016/j.aaf.2022.06.003.

5. Ланская Д.В., Арефьева И.В. Анализ преимуществ и проблем внедрения системы электронного документооборота в организацию // Деловой вестник предпринимателя. 2020. № 1 (1). С. 48–53.

6. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации : приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 17.02.2017 № 25 (ред. от 27.12.2024). URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_219040/6ebdfcce0e0750f8f3cb38d41f4df74f5ea402ec/ (дата обращения: 06.01.2025).

7. Веселый И.Н. Совершенствование процессов управления документами в условиях внедрения отечественного программного обеспечения // Современные технологии документооборота в бизнесе, про-изводстве и управлении : сб. ст. по материалам XX Всерос. науч.-практ. конф. (с междунар. участием), Пенза, 23–24 апр. 2020 г. / под ред. Л.Р. Фионовой, О.И. Семянковой. Пенза : Пензенский гос. ун-т, 2020. С. 11–15.

8. Терентьева Е.В. Особенности организации и методологии контроля исполнения в системах электронного документооборота // Делопроизводство. 2019. № 2. С. 40–44.

9. Павлова Е.И., Третьякова О.Д. Правовое понятие электронного документа // Вестник Владимирского юридического института. 2024. № 2 (71). С. 131–137.

10. Янковая В.Ф. Нормативное регулирование понятийного аппарата в сфере управления электронными документами // Отечественные архивы. 2018. № 2. С. 23–30.

11. Чистякова О.А., Жданова Е.В. Цифровая трансформация ресурсного потенциала учетно-аналитических работников в подготовке конкурентоспособных факторов сферы услуг // Baikal Research Journal. 2024. Т. 15, № 1. С. 58–70. doi:10.17150/2411-6262.2024.15(1).58-70.

12. О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации : федер. закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_400854/ (дата обращения: 06.01.2025). Гл. 2, ст. 22.1–22.3.

13. Трудовой кодекс Российской Федерации. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 06.01.2025).

14. Звонарева А.Ю. Зарубежный опыт внедрения и использования электронного документооборота // Труды Академии управления МВД России. 2022. № 2 (62). С. 128–138. doi:10.24412/2072-9391-2022-262-128-138.

15. Балашова Н.В., Дементьева А.А. Цифровизация в управлении персоналом: практический аспект // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. 2024. Т. 13, № 6. С. 75–81. doi:10.12737/2305-7807-2024-13-6-75-81.

16. Абдусаламов Р.А. Правовые основы внедрения электронного документооборота в вузе // Юридический вестник Дагестанского государственного университета. 2023. Т. 48, № 4. С. 169–172. doi:10.21779/2224-0241-2023-48-4-169-172.

17. Лысенкова А.М. Проблемы и перспективы внедрения юридически значимого электронного документооборота в вузах // Наука настоящего и будущего. 2024. Т. 2. С. 295–298.

18. Соловяненко Н.И. Законодательство об электронном документе как фактор актуализации правового пространства для инновационной (цифровой) экономики // Труды Института государства и права Российской академии наук. 2017. Т. 12, № 3. С. 162–175.

19. Гарипова Л.В., Макарова Е.С. Электронный кадровый документооборот: понятие, цели, возможности // Сборник трудов молодых ученых УВО "Университет управления "ТИСБИ". Казань : Университет управления "ТИСБИ" (Татарский институт содействия бизнесу), 2022. С. 80–90.

20. Шалаумова Е.В., Кузнецов А.С. Оптимизация выполнения информационных процессов в системе предприятия с внедрением электронного документооборота // Нанотехнологии: наука и производство. 2024. № 2. С. 30–34.

21. Эртман Ю.А., Эртман С.А., Стяжкина И.А. Современные решения кадровой логистики // Baikal Research Journal. 2021. Т. 12, № 3. doi:10.17150/2411-6262.2021.12(3).3.

22. Электронный документооборот в системе повышения эффективности управления компанией / М.А. Пугачева, С.Д. Пугачева, Д.А. Хадиуллина, Я.Е. Бусыгина // Экономика и предпринимательство. 2022. № 11 (148). С. 671–675. doi:10.34925/EIP.2022.148.11.129.

23. Нестеренко Г.А., Щука И.О., Нестеренко И.С. Перспективы внедрения электронного документооборота при использовании корпоративных информационных систем // Международный научно-исследовательский журнал. 2022. № 11 (125). doi:10.23670/IRJ.2022.125.15.

24. Демешко М.А., Шпигова О.В. Актуальные аспекты перехода на электронный кадровый документооборот // Проблемы теории и практики управления. 2022. № 2. С. 180–193.

25. Береснева Д.Т., Бужинская Н.В. Обеспечение электронного документооборота в функционале информационной системы // Тенденции развития науки и образования. 2023. № 100-5. С. 64–67. doi:10.18411/trnio-08-2023-233.

26. Ковалева Н.Н., Ересько П.В., Изотова В.Ф. Анализ результатов внедрения практик цифровизации вуза // Вестник Воронежского государственного университета. Серия: Право. 2022. № 4 (51). С. 220–229. doi:10.17308/law/1995-5502/2022/4/220-229.

27. Никитина П.Н. Использование электронного документооборота для повышения эффективности работы сотрудников образовательной организации в делопроизводстве // Инновации. Наука. Образование. 2022. № 49. С. 1904–1909.

28. Влияние цифровизации на бизнес-процесс «Управление персоналом» / Е.Д. Ячменева, Е.С. Лопатина, Е.В. Шагивалиев [и др.] // Бизнес. Образование. Право. 2022. № 4 (61). С. 13–19. doi:10.25683/VOLBI.2022.61.408.

29. Никитская Е.Ф., Гаранина Г.Г. Оценка эффективности организационно-управленческих инноваций как результата внедрения системы электронного документооборота // Науковедение : интернет-журнал. 2015. Т. 7, № 2. URL: https://naukovedenie.ru/PDF/86EVN215.pdf (дата обращения: 06.01.2025).

30. Максимова Г.В., Тихонова И.В. Развитие документооборота в условиях информационной экономики // Известия Байкальского государственного университета. 2019. Т. 29, № 2. С. 253–261. doi:10.17150/2500-2759.2019.29(2).253-261.

31. Балганова Е.В. Цифровизация кадрового делопроизводства в общей системе документационного обеспечения управления // Лидерство и менеджмент. 2023. Т. 10, № 1. С. 203–218. doi:10.18334/lim.10.1.117197.

32. Сайбель Н.Ю., Мезер С.Д. Теория оптимизации бизнес-процессов // Актуальные проблемы экономической теории и практики / Кубанский гос. ун-т ; под ред. В.А. Сидорова. Вып. 18. Краснодар : НИИ экономики Южного федерального округа, 2015. С. 35–41.